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    用好釘釘微信 遠程辦公并不難

      [  中關村在線 原創  ]   作者:宋達希   |  責編:王征

            2月3日是春節假期結束后上班的第一天,然而北京、上海、武漢等多地出于繼續控制新型肺炎疫情的需要,大部分企業再一次推遲了返工報到的時間至2月10日。于是昨天的朋友圈也就成了“曬辦公”的一天,飯桌、書房、客廳茶幾、沙發、臥室到處都是在家辦公的身影,一改過年期間曬哇、曬寵物、曬美食的朋友圈風氣,倒也別是一番景象。

            同學群、朋友群里討論得也非常熱烈,有的是八點就被電話叫醒,有的是準時遠程上班打卡,有的是夫妻對桌遠程辦公,有的是開了一上午視頻會議?傊慌擅β档臍庀,似乎大家也并沒有因為在家辦公遇到太多的困難。

    用好釘釘微信 遠程辦公并不難
    用好釘釘微信 遠程辦公并不難

            其實釘釘、微信等通訊工具的普及,早就為遠程辦公做好了鋪墊;數字化OA系統、電子郵件等也讓在家辦公變得非常方便。這一天是遠程辦公普及的一天,事實證明只要用好釘釘或微信,其實遠程辦公也很簡單,可以說是水到渠成的事情。

    ●釘釘 從打卡到下班全流程

            早在1月30日,釘釘就發布了“在家辦公指南”,鼓勵和配合人們在家辦公、遠離人群的需求。這里面非常全面,包括遠程協作中的外勤打卡、超大群聊、健康打卡、視頻會議、群直播、同事通訊錄、全員公告、協同編寫在線文檔、電子流審批、日志日報等。

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            從早上上班開始,釘釘外勤打卡就開啟一天的遠程辦公生活。文字聊天功能和我們用過的其它即時通訊軟件類似,在此就不詳細介紹了;唯一要提醒的是聊天界面的消息狀態會同步給對方,也就是說沒有點開消息的時候對方會看到“未讀”狀態,點開消息之后則轉為“已讀”同步給對方,有助于更充分地提升交流溝通效率。

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            “工作”界面則集成了大部分可用的電子流,這里的內容不同企業甚至同一個企業內不同職級的員工看到的都不一樣,是由IT管理員設定和顯示的。常用的功能包括考勤、會議簽到、請假/倒休/公出、物品申領、差旅、報銷、日報周報等等。電子化的流程既方便我們在家使用,也方便流程參與者查看、審批和提醒,不再必須面對面交流、提交紙質單據,提升效率;更關鍵的是能夠在家遠程辦公。

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            如何快速找到需要交流的同事?組織通訊錄功能讓我們在家中依舊能夠與公司同事暢達交流,即使與TA并不熟悉。如果認識或有過交流,那么直接輸入姓名就能快速開啟對話;如果之前并沒有交流過,那么瀏覽組織架構、查看部門并逐級尋找,很快也能找到目標責任人。企業部門和人員職責一覽無余,自然協同工作效率有保障,而且遠程就能完成協作。

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    企業通訊錄

            如何發起多方視頻會議?點擊右上角電話圖標>右下角發起會議,可選電話會議、語音會議或視頻會議;開始會議后選擇需要加入的同事即可。1月26日至3月31日,釘釘不限時視頻會議免費開放,且最多支持302方同時在線;支持手機、平板、電腦等多種終端。應該說這個功能是遠程辦公、溝通的利器。

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            如何快速確認文檔、多人共同修改?向同事發送文檔或表格之后,點擊“在線編輯”即可修改,發送或接收的多方均能修改,并實時處理沖突、快速同步和保存。大大提升協作效率。

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            另外還有專門針對行業開發的遠程方案,包括在線課堂、健康管理、職業培訓等等。這里筆者自己用不到,而且也是普通遠程辦公的行業進化版,在此就不做贅述了。

            直到下班再次使用“外勤打卡”功能,這一天的工作、公司內部交流溝通、審批、會議等在釘釘上都可以順利完成。而且這些功能目前都是免費使用哦。

    ●企業微信 給力辦公助理

            企業微信作為遠程辦公工具,與釘釘功能類似,不過好處是可以讀取微信好友列表,不僅方便與同事交流,更方便與客戶、合作伙伴、供應商等公司外部合作方交流溝通。

            企業微信的使用習慣與手機微信相似,用起來能夠更快上手;支持微信小程序和微信支付,工作、差旅、地圖、信息資源的共享更加方便。企業微信同樣有企業通訊錄功能,可以快速找到同事,提升協作效率。

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    企業通訊錄

            在抗擊疫情期間,企業微信遠程視頻會議免費開放300人同時在線服務,支持群聊中發起直播,更方便遠程會議、培訓、匯報等工作。開通企業支付,并支持“向員工發紅包”功能,不用見面就能發放開工紅包,激勵員工斗志,與企業并肩戰斗。

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    免費開放300人會議服務

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    在線發放開工紅包

            另外在線文檔、表格功能支持多人共同編輯文檔或表格,統一存儲、實時同步修改并處理沖突,避免了多個版本文件反復發送、修改造成的混亂,提升協作效率。

            當然OA電子流、考勤、項目管理等OA自動化常用的功能在企業微信里也是支持的,功能同樣免費,與釘釘類似,在此也不做贅述了。

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    OA電子流

            總的來說,企業普通的行政、銷售、商務、市場等部門遠程辦公的需求,基本上使用釘釘或企業微信任意一種都能夠滿足;而對于個人來說也不需要糾結選擇哪一個,與公司習慣保持一致即可,功能也是類似的。而對于企業研發和供應鏈部門來說,物料管理、代碼管理還會有專用的工具,尤其是涉及商業機密的核心信息通常存在內網,遠程辦公可能需要虛擬專線、申請專用的通道和權限來訪問,最好咨詢企業的IT管理員,就不在本文的討論之列啦。

            

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